PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI
Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.Sistem ini menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya. Juga bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- Informasi akuntansi keuangan, yaitu informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi akuntansi manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Siklus Hidup Sistem Informasi
Siklus hidup pengembangan sistem informasi merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah pada tahapan tersebut dalam proses pengembangan sistem . Siklus hidup pengembangan sistem informasi menyajikan metodologi atau proses yang diorganisasikan guna membangun suatu sistem informasi . Dengan demikian dalam membangun sistem informasi maka sejumlah tugas yang harus diselesaikan.
Suatu pengembangan sistem akan terlalu besar untuk dikerjakan bila tanpa sistem pengendalian. Pengendalian ini diperlukan terhadap bidang-bidang seperti fungsi, anggaran, jadwal kegiatan dan kualitas. Untuk menjamin agar suatu sistem dapat dibangun berdasarkan fungsi yang dipersyaratkan, dalam batas anggaran yang sudah disediakan dan memenuhi jadwal waktu yang telah ditentukan serta mencapai kualitas yang diinginkan, maka sejumlah titik pengecekan amat diperlukan, dimana titik pengecekan ini menjamin agar pekerjaan dapat dievaluasi dan keputusan dapat diambil pada saat yang tepat, dengan kata lain titik pengecekan merupakan kunci pengendalian di dalam pembangunan atau pengembangan sistem informasi. Keputusan manajemen dilakukan oleh steering committee atau oleh seorang manejer senior di dalam lingkup pemakai sistem.
Siklus hidup sistem informasi dimulai dari fase perencanaan, fase pengembangan (investigasi atau survey, analisa, desain, pembuatan dan implementasi, pemeliharaan) dan dievaluasi secara terus-menuerus untuk menetapkasn apakah sistem informasi tersebut masih layak diaplikasikan, jika tidak, sistem informasi tersebut akan diganti dengan yang baru dan dimulai dari perencanaan kembali. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar yang ada dibawah ini:
Siklus Hidup Sistem Informasi
Siklus Hidup pengembangan Sistem
1. Fase / Tahap Perencanaan
Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sestem informasi apa yang akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang melaksanakan.
Tahap perencanaan menjadi penting karena:
– Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci.
Misalnya, pada pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang melingkupinya didefinisikan, seperti penciptaan alur data dan informasi yang efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi secara komunatif pada layar monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus bisnis yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan, pembangunan dan penyebarannya
-Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.
-Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam organisasi.
-Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam organisasi.
Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:
-Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.
-Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.
-Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen.
-Mendukung proses evaluasi.
-Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka panjang.
Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim yang terdiri dari manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut ada yang berfungsi sebagai tim pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk menyetujui atau menolak suatu proyek pengembangan system informasi.
Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun ekstern , kemudian dilanjutkan dengan keputusan manajemen.
Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan tersebut akan disusun suatu kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja dan anggaran telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah proyek tersebut layak atau tidak untuk dilanjutkan.
a. Usulan
Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:
– Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional yang tinggi.
– Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.
– Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.
b. Keputusan Manajemen
Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena menyangkut biaya, perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab), keamanan data, hubungan dengan pelanggan .
c. Kerangka acuan kerja
Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim yang dapat terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan kerja yang menyangkut :
– latar belakang
– Maksud dan tujuan
– Sasaran proyek
– Ruang lingkup pekerjaan
– Jangka waktu pelasanaan
– Prioritas pekerjaan
d. Anggaran (Dana)
Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk hardware, software, pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan yang tidak terduga.
e. Penunjukan tim pelaksana
Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah pengembangan sistem informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak konsultan. Setelah menetapkan pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal pelaksanan sistem informasi sesuai dengan kerangka acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek tersebut layak dilaksanakan atau tidak.
f. Menilai kelayakan proyek
Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis. Dalam praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).
-Kelayakan Operasional
Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan dengan sumber daya manusia yang tersedia dan metode training yang ditawarkan, pelayanan purna jual / pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas system baru.
-Kelayakan Teknis
Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan serta sistem keamanan data.
-Kelayakan ekonomis
Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta keuntungannya yang akan diperoleh dari sistem tersebut.
2. Tahap Pengembangan Sistem Informasi
Tahap pengembangan sistem informasi disebut juga Siklus Hudup Pengembangan Sistem Informasi yang tahapannya terdiri dari enam
langkah. Tahapan-tahapan pekerjaan dalam melaksanakan tidak harus kaku namun dapat disesuaikan kebutuhan .
Tahapan utama pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
-Survei, bertujuan untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan.
– Analisis, bertujuan untuk memahami sistem yang ada, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya.
-Desain, bertujuan mendesain system baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan.
-Pembuatan, membuat sistem yang baru (hardware dan software).
– Implementasi, bertujuan untuk mengimplementasikan sistem yang baru.
-Pemeliharaan, bertujuan agar sistem yag dapat berjalan secara optimal.
Penerapan tahapan pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan cara yaitu secara berurut (waterfall), iterasi dan spiral.
-Waterfall, Suatu tahapan yang harus diselesaikan terlebih dahulu secara penuh sebelum meneruskan ke tahapan berikutnya. Dengan tujuan menghindari terjadinya pegulangan tahapan tersebut. Proses ini lebih cocok untuk diterapkan dalam pengembangan “mass product”.
-Iterasi/ Spiral, Suatu tahapan yang dilaksanakan dengan memakai tehnik iteration/ pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang-ulang sampai mendapatkan hasil yang diinginkan. Umumnya proses ini diaplikasikan untuk pembuatan “Tailor Made Product”.
3. Tahap Evaluasi
Evaluasi perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan pengembangan sistem sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan baik dari segi waktu, biaya maupun secara teknis. Eavluasi yang dimaksudkan disini adalah evaluasi yang dilakukan oleh user / manajemen, sedangkan evaluasi yang dilakukan tim koordinasi / analis bersifat lebih teknis dan sering disebut dengan walkthrough. Evaluasi (inspeksi) yang dilakukan pada oleh user / manajemen dimulai saat pengembangan sistem, saat penyerahan dan saat pengoperasian. Penjelasannya adalah sebagai berikut:
-Saat Pengembangan, Pada saat pengembangan sistem informasi perlu dievaluasi apakah sesuai dengan rencana, jadwal dan sebagainya. Dengan demikian setiap penyimpangan dapat diatasi sedini mungkin.
-Saat Penyerahan, sistem yang telah selesai dikembangkan, perlu dites ( testing penerimaan ) apakah dapat berfungsi sebagai
mana yang diharapkan seperti efisiensi sistem baru, waktu, respon, kelengkapan informasi yang disajikan dan sebagainya. Setelah semua di evaluasi, dan system tersebut dinyatakan dapat diterima sebegai bukti telah selesainya pengembangan sistem tersebut.
-Saat Pengoperasian, Dalam pengoperasian sistem tersebut masih perlu dievaluasi, tetapi tidak perlu seintensif pada saat pengembangan ataupun pada saat penyerahan. Evaluasi dapat dilakukan setengah tahun, satu tahun atau sesuai dengan kebutuhan. Hasil dari proses evaluasi ini menjadi masukkan bagi manajemen dalam menentukan apakah sistem yang berjalan harus dipertahankan, diperbaiki (upgrade) atau diganti dengan yang baru.
Deteksi Masalah Sistem
Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya system tersebut didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain sebagai berikut:
a. Waktu ( overtime ).
b. Lingkungan system yang berubah
c. Perubahan prosedur operasional
Masalah sistem berhubungan dengan karakterisitik sistem informasi yakni sebagai berikut:
1. Relevansi ( Relevancy )
Hasil dari system informasi harus dapat digunakan untuk kegiatan manajemen ditingkat operasional, taktis dan strategic. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain sebagai berikut:
• Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
• Permintaan informasi tidak tersedia dalam sistem informasi.
• Banyak laporan yang isiya terlalu panjang.
2. Kelengkapan ( Completteness )
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80 % dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan yakni antara lain:
• Sebagaian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
• Bagian pemasukan data menelpon ke pemakai untuk mengklarifikasi data dari sumber – sumber dokumennya.
3. Kebenaran ( Correcteness )
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakurtan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran yakni antara lain:
• Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibandingkan kualitasnya.
• Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
4. Keamanan ( Security )
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitive ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
5. Ketepatan Waktu ( Timelines )
Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu diantaranya sebagai berikut:
• Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
• Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staf pemeliharaan program dan staf operasinya.
• Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
6. Ekonomi ( Economy )
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik. Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya seperti konsultan pemeliharaan hardware dan software dan lainnya.
7. Efisiensi ( Eficiency )
Efisiensi adalah beberapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Berikut beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisis yaitu antara lain:
• Keluaran / nilai uang
• Transaksi tanpa kesalahan / waktu
• Biaya kertas / transaksi
8. Kegunaan ( Usabilitiy )
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan ( poor usability syste), antara lain :
• Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.
• Tingginya rata- rata kesalahan yang terjadi.
• Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai computer
9. Dapat Dipercaya ( Reliability )
Sebuah indikator penting dari sistem informasi adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabililtasnya antara lain sebagai berikut:
• Biaya, yaitu tingginya varian rata – rata biaya setiap bulannya.
• Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
• Rata – rata kesalahan, yaitu rata – rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Information System Backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi di mana transaksi yang dating tidak langsung dimasukan ( posted ) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan utama dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya , sehingga kegagalan memperbaruhi sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan ( backlog ) dan masalah – masalah yang menyebabkan sistem backlogs. Berikut ini dikemukakan lima alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi yaitu antara lain:
a. Volume transaksi mengalami kenaikan.
b. Penurunan kerja.
c. Pergantian karyawan yang tinggi.
d. System downtime.
e.Transaction variances.
Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan yakni menumpuknya record – record, kenaikan rata – rata kesalahan, kenaikan biaya, dan kenaikan pergantian karyawan.
Laporan Awal Masalah
Banyaknya catatan – catatan ( logs ) masalah – masalah laporan dapat digunakan oleh system analis untuk study awal ( preliminary study ). Untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup empat elemen sebagai berikut:
a. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
b. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
c. Detailed analisis, Pengembangan secara teknis dari masalah ( problem nature ).
d. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.
TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mengantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki oleh karena beberapa hal yaitu antara lain:
1. Munculnya problem pada sistem yang lama
Permasalahan yang timbul dapat berupa:
Ketidakberesan pada sistem yang menyebabkan sistem tidak dapat beroperasi sesuai dengan harapan. Ketidakberesan ini dapat berupa:
– Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
– Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
– Tidak efisiennya operasi.
– Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Pertumbuhan dalam kebutuhan organisasi yang menyebabkan sebuah system baru yang harus disusun. Kebutuhan organisasi diantaranya adalah pada informasi yang semakin luas sehingga volume pengolahan data menjadi semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan
Teknologi berkembang degan cepat sihingga organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manjemen.
3. Adanya instruksi-instruksi(derectives)
Sistem baru dibuat karena adanya suatu instruksi dari pimpinan ataupun kekuatan dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. Jadi sistem baru dikembangkan untuk memecahkan permasalahan yang timbul, agar dapat meraih kesempatan atau untuk memenuhi instruksi yang diberikan.
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, dikembangakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut:
– Keluhan dari langganan
– Pengiriman barang yang sering tertunda
-Pembayaran gaji yang terlambat
-Laporan yang tidak tepat waktu
-Isi laporan yang salah
-Tanggung jawab yang tidak jelas
-Waktu kerja yang berlebihan
-Ketidakberesan kas
-Produktivitas tenaga kerja yang rendah
-Banyaknya pekerja yang menganggur
-Kegiatan yang tumpang tindih
-Tanggapan yang lambat terhadap langganan
– Biaya operasi yang tinggi
-Persedian barang yang terlalu tinggi
-Keluhan dari supplier karena tertundaya pembayaran.
-Bertumpuknya back – order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)
-Investasi yang tidak efisien
-Peramalan penjualan dan produksi tidak tipat
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
Dengan telah dikembangkan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu:
-Performance ( Kinerja )
Yaitu peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Dimana kinerja dapat diukur dari Throughput dan respon time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Sedangkan Respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
-Information ( Informasi )
Yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
– Economy ( Ekonomis)
Yaitu penigkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan –penurunan biaya yang terjadi. Ekonomi berhubungan degan jumlah sumber daya yang digunakan.
-Control ( Pengendalian )
Yaitu peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan dan kecurangan yang dan akan terjadi.
Efficiency ( Efesiensi )
Yaitu peningkatan terhadap efisiensi operasi, dimana berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
Service ( Pelayanan )
Yaitu peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Proses Pembangunan atau pengembangan sistem informasi mulai dari konsep sampai dengan implementasinya disebut dengan istilah System Development Life Cycle (SDLC).
Sytem Development Life Cycle ( SDLC )
Daur hidup pengembangan system / SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan –tahapan utama dan langkah – langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan yaitu sebagi berikut:
1. Analisis
Tahapan analisis digunakan oleh analis sistem untuk membuat keputusan. Apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik, dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem. Seorang analis perlu mengetahui dasar untuk mengetahui ruang lingkup pekerjaan yang akan ditanganinya, perlu memahami sistem yang sedang berjalan saat ini, dan dapat melakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul dan mencari solusinya dengan professional.
Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis iniadalah sebagai berikut:
a. Deteksi masalah ( Problem Detection ).
b. Penelitian / investigasi awal ( Initial Investigation ).
c. Analisa kebutuhan system ( Requrement Analysis)
d. Mensortir Kebutuhan Sistem ( Generation of System Alternatives)
e. Memilih system yang baik ( Selection of Proper System )
2. Perancangan / Desain
Tahapan perancangan atau design memiliki tujuan untuk mendesign sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini meliputi perancangan output, input dan file.
a. Perancangan Keluaran
Perancangan keluaran bertujuan menentukan keluaran – keluaran yang akan digunakan oleh sistem. Keluaran tersebut berupa tampilan – tampilan layer, dan juga format dan frekuensi laporan yang diperlukan.
b. Perancangan Masukan
Perancangan masukan bertujuan untuk menetukan data – data masukan, yang akaan digunakan untuk mengoperasikan sistem. Data – data masukan tersebut dapat berupa formulir – formulir, faktur, dan lain – lain yang berfungsi memberikan data masukan bagi pemrosesan sistem. Pada tahapan ini juga perlu ditentukan format data masukan agar sesuai dengan kebutuhan sistem.
c. Perancangan File
Perancangan file masuk dalam bahagian perancangan basis data yang diawali dengan merancang diagram hubungan antara entitas ( bisa dengan menggunakan ERD). Setelah itu melakukan uji normalisasi dari 1-NF sampai dengan 5-NF, minimal sampai ke bentuk normalisasi ke- 3 ( 3-NF). Seluruh file yang telah lulus uji normalisasi yang harus dibuatkan spesifikasi datanya.
3. Implementation
Tahap implementasi memiliki beberapa tujuan yaitu untuk melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logical ke dalam kegiatan yang sebenrnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya, lalu mengimplementasikan sistem yang baru tersebut ke dalam salah satu bahasa pemrograman yang paling sesuai. Pada tahap ini juga harus dijamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah pembuatan program dan test data, pelatihan dan penggantian system.
Ada 2 aspek penting di dalam proses pembangunan / pengembangan sistem informasi yaitu:
1. Data tentang masalah-masalah yang ada saat itu
2. Data tentang kemungkinan penyelesaian untuk masalah-masalah tersebut diatas.
Mengisyaratkan Tujuan Penyusunan Sistem
Tujuan utama dari pembangunan / pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Menyusun sistem informasi yang memenuhi kebutuhan informasi organisasi dan kebutuhan dari fungsi operasi organisasi.
2. Menyusun sistem informasi dengan cara yang efisien dan efektif.
3. Mengorganisasikan suatu sistem informasi yang baru yang dapat menangani semua problem yang terjadi di dalam organisasi.
Adapun tahap- tahap pembentukan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Membangun system pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin.
Artinya perusahaan harus mampu mendorong terciptanya otomatisasi dan komputerisasi, khususnya prosedur-prosedur rutin dan data transaksi agar semua data dapat disimpan dalam sistem database perusahaan.
2. Membangun SIM berbasis jaringan komputer.
Yang akan mengolah database perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan grafik-grafik serta mendistribusikannya kepada pihak-pihak pengambil keputusan di dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan, karena semua lini manajemen dapat memperoleh aliran inforamsi secara langsung dan otomatis.
3. Membangun system pendukung keputusan (SPK)
Untuk mengolah database yang ada. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pemimpin dalam menemukan alternatif-alternatif keputusan manajerial.
4. Mengembangkan system informasi yang bersifat lintas platform
Yaitu sistem informasi yang mampu menjebatani perbedaan antar platform SI bisnis yang akan bergabung satu sama lain. Perbedaan platform tersebut meliputi hal teknis seperti perbedaan sistem operasi, pewaktuan, mata uang dan apliaksi-aplikasi yang digunakan oleh penjual dan pembeli.
Pendekatan Pengembangan Sistem
Pendekatan pengembangan sistem informasi merupakan suatu filsafat atau persepsi tentang struktur yang mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan dan operasi-operasi dalam suatu organisasi atau system dengan cara yang efisien dan efektif. Menurut pendapat seorang pakar atau ahli system, dalam pendekatan pengembangan sistem informasi terdapat 3 (tiga) konsepsi penting yaitu sebagai berikut:
1. Falsafah keistimewaan ( system philosophy ), yaitu cara berfikir mengenai fenomena menurut totalitas yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mengadakan interaksi.
2. Pembinaan kesisteman ( system management) , yaitu cara mendesain atau merancang dan mengimplementasikan organisasi sebagai sistem dengan cara menggambarkannya sebagai hubungan input-proses-output.
3. Analisis kesisteman ( system analysis ), yaitu teknik dalam pemecahan masalah yang timbul untuk memperoleh suatu efiseinsi dan ekonomis.
Pendekatan sistem informasi mempunyai ciri-ciri pokok dalam teori kesisitemannya, yaitu sebagai berikut:
1. Output yang terbaik dari setiap bagian sistem dan yang kemudian dapat diukur secra relatif terhadap tujuan sistem, apabila dipadukan belum tentu meghasilkan output terbaik dari sistem tersebut.
2. Hal tersebut diatas adalah akibat dari kenyataan bahwa jumlah output pada bagian-bagian sistem pada umumnya tidak sama dengan output sestem secara keseluruhan.
3. Jadi secara korelatif, apabila suatu sistem bekerja dengan baik, maka pada umumnya ada kemungkinan bagian dari masing-masing sistem tidak memberikan output yang maksimum.
4. Output sistem secara keseluruhan tergantung pada posisi bagian system dan bagaimana bagian-bagian tersebut saling berinteraksi.
Pendekatan pengembangan sistem digunakan baik untuk pemecahan masalah maupun untuk pengembangan sistem informasi. Ada beberapa petunjuk yang dapat diterapkan untuk memanfaatkan pendekatan pengembangan sistem tersebut yaitu sebagai berikut:
1. Integrasi
Bermacam-macam subsistem dari suatu sistem harus diintegrasikan dengan cara sedemikian rupa untuk mendapatkan keuntungan dari antar hubungan dan hal yang saling bergantung antar masing-masing unsur.
2. Komunikasi
Saluran komunikasi harus lebih selalu terbuka diantara subsistem-subsistem.
3. Metode Ilmiah
Harus diterapkan metode ilmiah dengan menggunakan bermacam-macam teknik ilmu manajemen.
4. Berorientasi keputusan
Untuk menjadikan fungsi perencanaan dan pengawasan lebih efektif, maka mungkin dapat dikembangkan pengambilan keputusan yang dapat diprogram.
5. Teknologi
Dimana seorang analisis sistem harus menggunakan teknologi modern untuk membantu pelaksanaan teknik-teknik yang timbul dari ke-4 petunjuk di atas.
Prinsip Pengembangan Sistem
Ada banyak alasan mengapa organisasi gagal mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pembangunan atau pengembangan sistem informasi , yaitu antara lain:
1. Kekurangan dukungan dari manajemen dalam penyusunan sistem informasi.
Banyak manejer senior mengabaikan keberadaan sumber daya sistem informasi yang tersedia, atau organisasi tidak mempunyai komite pengarah sistem informasi. Jika ada komite pengarah sistem infomasi tersebut berada dalam tidak formal sehingga komite pengarah tidak dapat bekerja secara efisien dan efektif. Jika ada rencana strategis sistem informasi tersebut tidak berhubungan dengan rencana strategis jangka panjang organisasi.
2. Perubahan Kebutuhan pemakai
Sementara manajemen tingkat atas menjadi semakin kompleks, manejer-manejer senior menuntut sistem informasi untuk memberikan keuntungan kompetitif strategis. Semakin strategis nilai sebuah sistem informasi, semakin besar resiko kegagalan mencapai tujuan-tujuan system informasi tersebut.
3. Kehadiran Teknologi Baru
Ketika organisasi menggunakan teknologi yang ada, organisasi dapat dengan lebih mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan atau pengembangan sistem, karena personel-personel telah menguasai teknologi tersebut. Sebaliknya, ketika organisasi berusaha membuat keuntungan kompetitif dengan menggunakan teknologi yang baru atau yang lebih canggih, organisasi tidak dapat dengan mudah mencapai tujuan-tujuan penyusunan sistem, karena personel-personel tidak menguasai penggunaan teknologi tersebut.
4. Kekurangan Standard Metodologi Pengembangan Sistem
Beberapa organisasi tidak mempunyai standard metodologi pengembangan sistem. Jika ada, maka organisasi tidak menjaga ke-up-to-date-an manual standard metodologi pengembangan sistem.
5. Kelebihan Beban Kerja atau Kekurangan keahlian untuk Personel
Personel dalam Pengembangan Sistem
Sebuah survey memperkirakan bahwa personel-personel dalam tim pengembangan sistem menghadapi keterlambatan dalam pengembangan sistem mulai dari enam bulan samapi dengan lima tahun . Selain dari kelebihan beban kerja, personel-personel dalam tim pengembangan sistem sering mengalai kekurangan keahlian, karena organisasi tersebut tidak mempunyai rencana training
Oleh karena itu sewaktu akan membangun atau mengembangkan suatu sistem informasi, ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan. Prinsip – prinsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat memenuhi kebutuhan manajemen.
2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Maka setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal yaitu:
Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
Investasi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusialah yang berperan atas keberhasilan suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun dalam operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem harus merupakan orang yang terdidik dan menguasai segala permasalahan yang ada dan mempunyai solusi akan apa yang akan dilakukan.
4. Tahapan kerja dan tugas yang dilakuakn dalam pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberpa personil daalm bentuk suatu tim untuk mengerjakannya.
5. Proses pengembangan system tidak harus urut
Tahapan kerja pengembangan sistem merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan dan langkah ini dapat saja tidak berurutan, tetapi dapat dilakukan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu dan baru dapat melaksanakan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak. Sewaktu proses perancangan output dilakukan , hasil
perancangan output yang telah selesai dapat dipergunakan untuk perancangan file.
6. Takut membatalkan proyek
Pada umumnya merupakan pantangan untuk membatalkan proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan atau membatalkan suatu proyek memang harus didasarkan evaluasi yang cermat. Untuk kasus tertentu dimana proyek terpaksa dibatalkan atau dihentikan karena sudah tidak layak lagi, maka pemabatalan itu harus dilakukan dengan tegas.
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja merupakan salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analisis sistem.
SISTEM ANALIS DAN DESAIN
Berhubungan dengan proses analisa dan desain sistem informasi yang terdiri dari hardware, software, data, prosedur dan manusia. Sistem analis dan desain dapat dipandang dari dua kegiatan utama yaitu:
1. Sistem analis adalah suatu proses untuk memahami sistem yang ada, termasuk mendiagnosa masalah / inefisiensi dan memberikan solusi penyelesaian.
2. Sistem desain yaitu suatu proses mencakup perencanaan desain dan implementasi sistem yang baru.
Ada beberapa pengertian Analis Sistem, yaitu:
1. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk menganalisa sebuah sistem. Analisa tersebut meliputi mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem.
2. Seseorang yang mempunyai pengetahuan tentang aplikasi komputer yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah bisnis dan masalah-masalah lainnya.
3. Sesorang yang mempunyai kemampuan untuk memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat.
4. Seseorang yang mempunyai kemampuan untuk merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permasalahan yang terjadi.
Adapun tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang Analis sistem adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan dan menganalisa segala dokumen-dokumen, file-file, formulir-formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan.
2. Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan – kekurangan apa saja yang ada pada sistem tersebut dan
3. Selanjutnya melaporkan segala kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.
4. Merancang perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem yang baru.
5. Menganalisa dan menyususn perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan-keuntungan apa saja yang dapat diperoleh dari pemakain sistem yang baru.
6. Mengawasi segala kegiatan yang ada terutama berkaitan dengan penerapan sistem yang baru.
Pengetahuan yang harus dimiliki seorang sistem analis antara lain adalah:
1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software), teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utilities dan paket-paket perangkat luank lainnya.
2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek lainnya.
3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah
masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.
4. Keahlian dalam komunikasi antar personel, Analisis harus memepunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara
lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
5. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi.
Adapun unsur yang terlibat dalam pengembangan sistem antara lain:
A. Pengguna Sistem
User, dapat dikatagorikan sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user.
Manajemen, memegang peranan penting dalam suatu sistem informasi termasuk menyetujui rencana pengembangan dan penyediaan dana.
B. Perancangan Sistem
Project Coordinator, merupakan orang yang bertanggung jawab agar suatu tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaan sesuai dengan rencana.
System analyst & design, ialah orang yang memberikan solusi dan mendesain system yang baru.
Programmer, ialah orang membuat program berdasarkan rancangan dari system analis.
Network Designer, ialah bertanggung jawab terhadap desain suatu jaringan seperti LAN, MAN, WAN.
Technician (hardwre), menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal.
Database Administrator, orang yang bertanggung jawab terhadap suatu sistem database , mencakup pola struktur data , integritas
data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa databse.
Documenter, ialah orang yang membuat dokumentasi sistem mencakup buku operasi aplikasi , teknis dan sistem.
Software tester, ialah menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer telah sesuai dengan spesifikasi
Graphic Designer, seseorang yang memiliki keahlian dalam mendesain, misalnya icon atau user interface lainnya.
Pemrogram (programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi berdasarkan rancang bangun yan telah dibuat oleh seorang analis sistem.
Adapun perbandingan tugas dan tanggung jawab dan analis sistem adalah sebagai berikut:
Pemrogram Analis sistem
4. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program.
5. Pengetahuan program komputer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan.
6. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program.
7. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesame pemrograman dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi)programnya
1. Tanggung jawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada system secara keseluruhan.
2. Pengetahuan analis system harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer,tatapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya.
3. Pekerjaan analist sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar.
4. Pekerjaan analist sistem
melibatkan hubungan banyak
orang , tidak terbatas pada sesama
analis , pemrogram , tetapi juga
pemakai sistem dan manajer.
Tugas dan Tanggungjawab Analist Sistem dan Programmer
Pengetahuan dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem
1. Pemahaman terhadap teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemrograman komputer, yaitu teknologi informatika (hardware dan software), teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, system operasi, utilities dan paket-paket perangkat luank lainnya.
2. Pemahaman terhadap bisnis secara umum, Pengetahuan tentang bisnis meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek lainnya.
3. Keahlian dalam pemecahan masalah, Analisis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut kedalam bagian-bagiannya, menganalisisnya kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan terebut.
4. Keahlian dalam komunikasi antarpersonel, Analisis harus memepunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.
5. Memahami metodologi pengembangan system informasi.
